Démystifions les fonctionnalités.

Technologie

Cofondateur, Directeur Stratégie
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Selon le dictionnaire Larousse, une fonctionnalité se définit par: “ la possibilité qu'offre un système informatique”. À partir de cette définition qui transcende nos esprits, on a senti le besoin de mieux vous vulgariser la valeur d’une fonctionnalité dans un contexte d’affaires. À partir d’ici, nous utiliserons le terme : “Plateforme” pour décrire une application créée sur mesure.

Gestion des accès.

Portail de connexion.

Le point de départ de toute application gérant des données confidentielles est un portail de connexion (aussi appelé “login”).

Avec ce simple portail, il est possible de se connecter de manière sécurisée à la plateforme pour transmettre et recevoir des données associées spécifiquement aux comptes des utilisateur.rices en fonction de leur niveau de permission.

Pour ce qui est des informations utilisées pour la connexion, deux options principales s’offrent à vous:

Le “Single Sign On” (ou SSO) qui vous permettra de vous connecter via les services populaires tels qu’Apple, Facebook, Microsoft, Google, etc. Ces services permettent de centraliser la gestion des accès dans votre organisation. Un portail de connexion standard avec nom d’utilisateur, mot de passe et mécanisme de réinitialisation du mot de passe.

Gestion des permissions.

Les types de niveaux de permissions permettent de distinguer les utilisateur.rices entre eux.elles et de leur attribuer des accès aux données en fonction de leur niveau de confidentialité.

Administrateur.rices.

L’administrateur.rice est généralement celui.celle avec le niveau de permission le plus élevé. Il.elle aura généralement des pouvoirs en lien avec la gestion des comptes des autres types d’utilisateur.rices et aura un pouvoir presque absolu sur la gestion des données de l’application.

Utilisateur.rices primaires.

Les utilisateur.rices primaires sont ceux.celles qui auront généralement à utiliser la plateforme pour effectuer des tâches. Ils.elles ont un niveau d’accès limité, mais peuvent vaquer à leurs occupations via la plateforme. Si les utilisateur.rices sont principalement à l’intérieur de l’organisation, on parlera d’un intranet, s’ils.elles sont pour la plupart à l’extérieur de l’organisation (fournisseurs et clients), il s’agira d’un extranet.

Gestion des données.

Les données sont au cœur de toute application. Il y aura de nombreuses options en ce qui a trait au format, à la gestion, à l’entrée et la visualisation de celles-ci.

Format de données.

Avant toute chose, il est important de définir ce qu’on entend par donnée. Voici donc une courte liste:

Textuelle.

  • Écrite: Article, donnée textuelle, titre…
  • Chiffre et nombre: Calcul ou donnée brute.

Multimédia.

  • Vidéo: Capsule, film, captation…
  • Audio: Podcast, musique, narration, enregistrement audio…
  • Visuel: Photographie, illustration, infographie...
  • L’ensemble des contenus textuels sera généralement combiné aux autres types de contenu précédents.

Gestion de données.

Ces données pourront être manipulées à l’intérieur de la plateforme selon différents paramètres plus ou moins complexes selon vos besoins et votre processus d’affaires (aussi appelé “CRUD”)

  • Création: Accorde la possibilité à l’utilisateur.rice de créer une donnée dans la plateforme et de la stocker dans la base de données pour qu’elle puisse être récupérée dans le futur.
  • Modification: Possibilité de récupérer ladite donnée et d’y effectuer des modifications.
  • Lecture: La donnée peut être récupérée pour être lue par un utilisateur.rice.
  • Suppression: La donnée pourra être supprimée. Rappelons-nous qu’une donnée à elle seule n’a pas beaucoup de valeur. Toutefois, si on en assemble des centaines, voire des milliers dans une structure précise en réalisant au passage des calculs qui correspondent à votre logique d’affaires, vous serez en mesure de compléter des tâches ou d’effectuer un diagnostic de la situation de votre organisation en un seul clin d'œil.

Entrée de données.

Afin d’être rendus disponibles pour les utilisateur.rices sur le cloud, les contenus devront être mis en ligne. Il existe plusieurs manières d’y arriver.

Par les développeur.euses. de l’application:.

Lorsqu’un faible volume de contenu est à mettre en ligne chaque année, il s’avère rentable qu’un développeur.euse s’occupe de la mise en ligne directement dans la base de données de l’application.

Par l’administrateur.rice / modérateur.rice.

Lorsque vous avez un volume de contenus relativement important, il devient beaucoup plus simple et rentable d’avoir accès à un interface d’entrée de données qui vous permettra de gérer les contenus par vous-même. (aussi appelé “CMS”)

Par les utilisateur.rices finaux.

Dans la mesure où les utilisateur.rices ont la capacité de partager du contenu à d’autres utilisateur.rices, et ce peu importe le format. Il sera possible de le faire via une interface d’entrée de données qu’on peut aussi appeler “formulaire virtuel”.

Par un pont virtuel provenant d’une autre application.

Dans le mesure où les logiciels que vous utilisez déjà possèdent des environnements de développement, vous serez heureux.euses d’apprendre que les chances sont bonnes que nous puissions les synchroniser avec votre nouvelle plateforme.

Par l’Internet des objets (IoT).

En fonction des autorisations qui seront conférées par les utilisateur.rices à l’application, il sera possible d’accéder à des données d’utilisateurs comme la géolocalisation et plusieurs d’autres.

Au-delà du téléphone mobile, il existe de nombreux capteurs avec des fonctions spécifiques qui vous permettront de capter un éventail étendu de données sur les équipements de votre entreprise et de les transmettre à votre plateforme via le web grâce aux services de télécommunication.

Visualisation de données.

Il existe plusieurs manières de visualiser du contenu. La meilleure façon sera celle qui s’appliquera le mieux à votre cas d’utilisation. Voici quelques exemples de méthodes de visualisation de données:

Contenus multimédias.

  • Tableau de bord: Écran combinant des données, des graphiques et des tableaux permettant de visualiser les données nécessaires à la prise de décision ou à l’accomplissement de tâches.
  • Téléchargement: Il se peut que dans le but d’échanger de l’information, vous vouliez rendre disponible votre contenu en mode téléchargement pour vos utilisateurs.
  • Écran de sélection: Un écran permettant de sélectionner le contenu qui sera visualisé.
  • Page de contenu: Page permettant la visualisation de contenus, peu importe leur type et la combinaison de ceux-ci.
  • Fil d’actualité: Permet à vos utilisateur.rices de visualiser des contenus variés ordonnés temporairement de manière continue en glissant leur fil d’actualité.

Contenu textuel.

  • Rapport: Génération de rapport filtré (selon les caractéristiques qui vous plaisent) et production d’une liste comportant les données pertinentes.
  • Exportation de fichier: Génération de fichier automatisé (voir prochaine section) comportant les données que vous aurez sélectionné dans le format qui vous conviendra le mieux.

Automatisation.

Plusieurs tâches effectuées manuellement peuvent être automatisées. Particulièrement en ce qui a trait à la génération de fichier, au paiement en ligne et à la communication par courriel.

Génération de fichiers automatisés.

Il est possible que vous voulez exporter des données pour les transmettre à un fournisseur.euse, un client.e ou un talent à l’intérieur de votre entreprise. Pour ce faire, nous pouvons formater et exporter les données que vous aurez sélectionnées depuis la plateforme.

Par exemple:

  • Un fichier Excel contenant des données structurées permettant de conduire une analyse personnalisée.
  • Un fichier PDF d’offre de service, contrat, présentation de produit ou encore un rapport de performance.
  • N’importe quel format qui permettra de réaliser le travail que vous voulez réaliser.

Transactions en ligne.

De nombreux outils de développement permettent aujourd’hui de traiter les paiements sur le web via des partenaires spécialisés qui garantissent le respect de la confidentialité et possédant des normes de sécurité informatique de qualité mondiale. Ce faisant, il n’a jamais été plus facile de percevoir des paiements rapidement et automatiquement.

À cette étape, il est essentiel de créer un environnement au design sécuritaire pour rassurer l’utilisateur.rice qui s’apprête à entrer des informations sensibles dans la plateforme.

Envoi de courriels automatisés.

Une plateforme sur mesure vous permettra de transmettre des informations, des contenus ou des documents générés depuis les informations se trouvant dans la plateforme. Le tout dans un format que vous aurez décidé et de les acheminer par courriels de manière entièrement automatisée. Cela minimise l’intervention humaine et maximise votre productivité.

Notifications.

Il est aussi possible d'envoyer des rappels automatisés depuis la plateforme via courriel ou notification sur mobile.

Exemple de plateforme de vente optimisée par le numérique.

C’est bien beau de parler de chacune des fonctionnalités individuellement, mais une fonctionnalité à elle seule ne créera que très peu de valeur pour votre organisation. C’est l’assemblage de ces fonctionnalités selon votre processus d’affaires bien précis qui maximisera les retombées du projet.

C’est pourquoi nous vous présentons un exemple d’une plateforme de vente de type “CRM” assez standard où on maximise l’utilisation des fonctionnalités que nous vous avons présenté précédemment.

Plateforme administrateur.rice.

Gestion des accès.

  • Single Sign On avec l’adresse courriel (Microsoft Outlook, Gmail ou Apple)
  • Niveau d’accès administrateur.rice
  • Permission de création, modification, lecture et suppression des utilisateur.rices et de leurs niveaux de permission.

Gestion des données.

Produits et services.

  • Créé à l’aide d’un formulaire virtuel pour texte et photo selon des champs personnalisés.
  • Lecture à partir d’un écran de sélection qui mène vers une page de produit détaillé.
  • Modification possible par l’administrateur.rice.
  • Suppression possible par l’administrateur.rice.

Rapport de gestion.

  • Création à partir d’un écran de sélection avec filtration des données selon des critères définis.
  • Lecture à partir d’une liste des données filtrées et possibilité d’exportation en format PDF et tableur Excel.

Données vendeur.euses.

Accès à l’ensemble des données entrées par l’utilisateur.rice vendeur.euse.

Automatisations.

Accès aux mêmes automatisations que les utilisateur.rices vendeur.euses.

Plateforme utilisateur.rice représentant.ante.

Gestion des accès.

  • Single Sign On avec l’adresse courriel (Microsoft Outlook, Gmail ou Apple) d’un représentant.ante.
  • Niveau d’accès utilisateur.rice.

Gestion des données.

Page organisation.

  • Sert à répertorier les informations sur l’organisation (nom, adresse, site web…)
  • Créé à l’aide d’un formulaire virtuel.
  • Lecture à partir de tableau de bord en lien avec “Contact” et “Transaction”.
  • Modification possible par l’utilisateur.rice.
  • Suppression possible par l’utilisateur.rice.

Page produit ou service.

Sert à répertorier les informations sur les produits ou services pouvant être vendues en lecture.

Page d’informations sur le contact.

  • Sert à répertorier les informations sur le contact (nom, numéro de téléphone, courriel...)
  • Créé à l’aide d’un formulaire virtuel.
  • Lecture à partir de tableau de bord et lien avec “Organisation” et “Transaction”
  • Modification possible par l’utilisateur.rice.
  • Suppression possible par l’utilisateur.rice.

Page de communications client.e.

  • Sert à répertorier les notes sur les rencontres avec le.la client.e (date, contenu, fichier joint)
  • Créé à l’aide d’un formulaire virtuel.
  • Lecture à partir de tableau de bord.
  • Modification possible par l’utilisateur.rice.
  • Suppression possible par l’utilisateur.rice.

Transaction.

  • Sert à répertorier les informations relatives à une transaction (client, organisation, produit, montant…)
  • Créé à l’aide d’un formulaire virtuel permettant la sélection de produits et services.
  • Lecture à partir de tableau de bord avec lien avec “Contact” et “Organisation”.
  • Modification possible par l’utilisateur.rice.
  • Suppression possible par l’utilisateur.rice.

Pipeline de vente.

  • Sert à positionner une transaction à travers les différentes étapes de vente (prospection, qualification, présentation…)
  • Créé à l’aide d’un formulaire virtuel.
  • Lecture à partir de tableau de bord avec lien avec “Transaction”.
  • Modification possible par l’utilisateur.rice.
  • Suppression possible par l’utilisateur.rice.

Automatisations.

Génération de fichier.

  • Production automatisée d’une proposition de vente au format PDF à partir d’un modèle auquel on ajoute les informations sur le contact, l’organisation et la transaction à partir des données sur la plateforme.
  • Production automatisée d'une entente de service à partir des informations pertinentes sur la plateforme.

Courriel automatisé.

Envoi automatique des fichiers générés à partir d’un bouton dans l’écran “Transaction”.

Facturation automatique.

  • Facturation et transmission de l’information au système comptable via un pont virtuel.
  • Génération d’environnement de paiement en ligne lié à la facture.

En conclusion.

Cet article vous a inspiré, vous avez une idée en tête et vous voulez la pousser plus loin? Notre équipe d'expert.es se fera un plaisir d’échanger avec vous à ce sujet et de vous aider à maximiser la valeur créée par une plateforme sur mesure.

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