5 étapes à suivre pour améliorer son efficacité opérationnelle.

La pertinence d’une transformation numérique:.

Les prévisions de ralentissement économique du Gouvernement du Québec vous forcent à revoir votre stratégie de croissance pour les prochains mois? Ce contexte ne devrait pourtant pas vous ralentir dans votre perpétuelle quête de création de valeur. Saisissez l’occasion pour mettre en œuvre une transformation numérique au sein de votre organisation. Cette initiative aura certainement un impact positif sur sa performance financière. D’autant plus qu’il existe présentement une panoplie de programmes de subventions offertes aux entreprises qui font l’effort d’implanter des solutions technologiques pour accroître leur productivité.

Les avantages de la transformation numérique sont réels et nombreux: l’utilisation efficiente des ressources, l’accès à l’analyse prédictive des données, une collaboration et un partage de l'information accrus, etc. Un des bénéfices importants demeure le gain de temps qui est réalisable par l’automatisation des tâches.

En effet, l’entreprise peut arriver à sauver du temps et des ressources en remplaçant l’intervention humaine par l’utilisation d’un programme informatique. En bout de ligne, cela lui permettra d’augmenter son efficacité opérationnelle pour ainsi réduire ses charges d’exploitation. On vous propose donc de passer en revue l’ensemble des processus de gestion de votre entreprise pour arriver à cibler les opérations qui peuvent être exécutées par une application.

Comment reconnaître une tâche manuelle qui peut être automatisée?

De nos jours, une bonne partie du travail de gestion peut être numérisée. Cette conversion de l’information la rend plus malléable et fluide au travers des différents canaux de communication de l’entreprise. Il n’est plus viable d’utiliser encore le papier pour gérer l’information. Cette façon de faire est trop souvent archaïque et implique tout de même de la saisie de données dans l’un ou l’autre des logiciels que vous utilisez. Dans le but de rendre une grande partie du travail de gestion automatisable de votre capacité de gestion, je vous invite à faire l'exercice de savoir si certaines tâches pourraient être effectuées par un logiciel:

Voici quelques indications pour identifier des tâches qui peuvent être automatisées :

Perte de temps: Vous avez l’impression que faire le travail prend beaucoup plus temps que la valeur du résultat que vous souhaitez obtenir. Exemple: Saisir toutes les données de ventes des différents canaux pour les inclure dans votre rapport mensuel.

Erreurs fréquentes: À force de jongler entre plusieurs systèmes ou logiciels vous vous éparpillez et commettez parfois des erreurs. Exemple: Récupérer l’information à la fois d’un logiciel de bon de commande, de soumission et de facturation qui détiennent de l’information quasi similaire.

Dédoublement de l’information: L’information est détenue et exploitée par les différentes personnes concernées sans qu’elle soit centralisée et unifiée. Exemple: Un document est transféré à plusieurs personnes et doit être rempli par chacun. Plusieurs copies sont créées, ce qui génère des versions différentes.

Il est important de noter que l'automatisation ne convient pas à toutes les tâches. Certaines activités nécessitent des compétences humaines spécifiques, comme la créativité, l'empathie ou la résolution de problèmes complexes, qui ne peuvent pas être facilement reproduites par des machines. Par conséquent, il est essentiel d'évaluer soigneusement chaque tâche et de considérer à la fois les avantages potentiels de l'automatisation et les aspects où l'intervention humaine est essentielle pour prendre des décisions judicieuses.

Cartographier ses processus de gestion pour visualiser sa structure opérationnelle.

Pour nous aider à bien comprendre comment se structurent les différentes activités au sein de l’organisation, il est nécessaire de visualiser l’ensemble des étapes par lesquelles passe l’information. Pour y arriver, on peut s’aider avec la création d’un diagramme de flux. C’est une façon imagée de détailler sa structure opérationnelle où chaque action est représentée par une forme géométrique et sa relation par un connecteur.

Prenons par exemple le processus nécessaire à l'ajout d’un événement dans un calendrier et le besoin d'inviter 10 personnes à y participer. Imaginons que l’invitation soit faite par courriel et qu’au moins 1 personne ne puisse pas y participer faute de disponibilité. La tâche complexe de demander à chaque individu quelle est sa prochaine disponibilité commune serait totalement inefficiente. La représentation de ce flux serait plutôt complexe à mettre en œuvre. Cette lourdeur dans la représentation du processus est un bon indice que nous faisons face à de l’inéfficience car trop de contingences sont impliquées.

Imaginons maintenant une situation favorable où l’organisateur de l’événement a accès à un calendrier partagé par tous les participants et qu’il soit possible de visualiser les disponibilités simultanément. Le processus se trouverait alors nettement simplifié. L’utilisation des calendriers partagés est ici un exemple concret d’un processus amélioré par la technologie.

L’exemple d’un flux pour l’ouverture d’un projet suivant une demande provenant d’un nouveau client:

Évidemment, le niveau de détail de votre diagramme dépendra de la pertinence des étapes sous-jacentes. On doit également tenir compte de tous les acteurs impliqués dans un processus ainsi que les différentes options relatives à chaque décision. Ainsi votre diagramme aura davantage une forme de toile d'araignée que l’exemple illustré pour représenter toutes les interactions possibles.

Évaluer la rentabilité de l’investissement en automatisation des processus.

La rentabilité de l'utilisation d'un système informatique intégré au sein de votre structure administrative dépendra bien sûr de l’investissement nécessaire à son implantation. Il est possible d'obtenir une idée assez juste du retour sur investissement d’un tel projet grâce à un calcul mathématique bien simple, soit en accumulant le temps nécessaire à réaliser toutes ces tâches et le multipliant par taux horaire. On obtient ainsi ce qu’il en coûte pour effectuer des tâches non automatisées. Il suffit ensuite de comparer ce montant qu’il en coûte pour les automatiser.

Prenons comme exemple la génération d’un rapport demandé par la direction à chacun des 5 membres de l’équipe de ventes d’une entreprise. Présentement l’entreprise n’utilise pas de solution pour faire le travail, excepté un fichier Excel. Il demande 4 heures à produire en raison de la nécessité d’y retrouver l’information sur les ventes par secteurs et par type de produits. En supposant que la production de ce rapport demande d’être effectuée une fois par semaine, on peut prétendre que sur une année cela puisse prendre 200 heures. Il devient alors possible de connaître le coût réel associé à tâche en multipliant ces heures au taux horaire des vendeurs. Donc, 200 heures de travail manuel pour un salaire de 30$ l’heure donnent 6 000$ de frais totaux pour la production du rapport hebdomadaire d’un seul vendeur et 30 000$ pour l’équipe. Ce montant représente les frais totaux engendrés par un seul processus.

En ayant ce montant en tête, vous pourrez ensuite vous tourner vers une agence de développement applicatif comme Recursyve pour faire évaluer le coût de la solution et en faire la comparaison.

À ce moment, il sera important que vous et l’équipe d’analyse de votre fournisseur teniez compte des autres éléments déterminants d’une implantation réussie et que cela apparaisse dans la proposition de service. En effet, il n’y a pas que le développement du logiciel proprement dit qui doit être survolé pour assurer la rentabilité du projet. Si l’on souhaite que la solution implantée contribue aux bénéfices de l’entreprise, une part d’analyse en amont et d’accompagnement en aval sont généralement nécessaires.

Dans le cadre d’un changement important causé par l’implantation d’une nouvelle solution qui touche l’ensemble de la structure opérationnelle de l’entreprise, on doit s’attendre à l’apparition d’irritants. L’analyse servira d’abord à dresser le portrait de l’environnement interne de l’entreprise incluant la perception des acteurs touchés par la transformation pour ensuite entreprendre les actions nécessaires pour permettre ensuite une transition plus adaptée à leur situation. Car l’implantation d’une nouvelle technologie est un processus de longue haleine. Elle doit se faire avec la collaboration des ressources humaines, la direction et les employés en plus de l’équipe de développement. Cette implication dans tout le processus doit se faire sentir dès le départ lors des rencontres avec votre fournisseur et ensuite figurer dans la proposition de service. Bref, il n’y a donc pas que le développement de la solution qui doit être pris en considération lors de l’évaluation d’un tel projet et tous doivent contribuer à son succès.

Les principaux facteurs de succès d’une efficacité opérationnelle conséquente.

Probablement le facteur le plus déterminant dans la réussite d’un projet d’implantation d’une nouvelle solution technologique est l’humain. Les employés n'ont pas tous la même aisance en ce qui a trait à la technologie et certains peuvent voir cette évolution comme une surcharge de travail pour un processus qui était jadis bien ancré dans leur inconscient. La culture organisationnelle joue donc un rôle important pour contraindre la résistance au changement. Une culture conservatrice serait d'ailleurs le frein numéro un à la transformation numérique d’après un sondage de la firme Raymond Chabot Grant Thornton. Cette raison dépasse de loin le manque de connaissance des employés, les coûts et la main-d'œuvre dans les réponses obtenues. Cela prouve donc qu’une culture ouverte au changement est un facteur déterminant à l’adoption de la technologie.

Le sondage fait également allusion au fait que le manque de communication interne soit la source principale de cette contrainte. Ainsi, sans une communication claire et efficace, les employés peuvent avoir du mal à comprendre pourquoi ces changements sont nécessaires et comment ils doivent s'adapter. Bien que le numérique offre de nouvelles possibilités de collaboration et de partage d'informations, si la communication interne est insuffisante, ces opportunités ne sont pas pleinement exploitées. Les employés peuvent alors se retrouver isolés dans leurs propres silos d'information, ce qui limite la circulation des connaissances et des idées au sein de l'entreprise.

Une communication interne efficace est essentielle pour encourager la collaboration transversale, favoriser l'innovation et maximiser l'utilisation des ressources numériques disponibles. Le manque de communication peut également entraîner une mauvaise coordination et une duplication des efforts. Lorsque les employés ne sont pas informés des projets en cours, des tâches assignées et des objectifs stratégiques, ils peuvent prendre des décisions contradictoires ou travailler sur des initiatives similaires sans le savoir. Cela peut entraîner une perte de temps, des erreurs et une diminution de l'efficacité globale de l'entreprise.

Enfin, il est important de noter que l'adoption du numérique nécessite souvent une formation et un soutien adéquats pour les employés. Sans une communication interne adéquate, il peut être difficile de fournir les informations et les ressources nécessaires pour aider les employés à développer les compétences numériques nécessaires. Le manque de communication peut donc entraver la capacité des employés à utiliser pleinement les outils numériques et à tirer parti des avantages qu'ils offrent.

Découvrez la manière dont l’équipe de Recursyve s’assure d’une intégration technologique réussie au sein de ses clients

C’est un bon moment pour investir dans sa transformation numérique.

Ce qu’on doit retenir de tout ça est que tous les efforts du Gouvernement pour numériser le Québec ont leur raison d’être et c’est maintenant qu’il faut en profiter. Selon un sondage de la BDC, 52% des entreprises sondées dites avancées technologiquement ont vu leur chiffre d’affaires croître de plus de 10%. Malgré tout, on se rend compte encore aujourd’hui que beaucoup trop d’entreprises québécoises font du surplace numérique. En effet, près du quart des PME sondées par la BDC accuse un retard en matière de transformation numérique. La plupart des entreprises ont pourtant fait l’effort d’utiliser certains outils de bases comme les fichiers Excel, les courriels ou les logiciels comptables, mais l’environnement technologique évolue à vitesse grand V. Il devient alors de plus en plus pressant de mettre à jour les systèmes informatiques internes pour revenir à un niveau de maturité numérique assez élevé pour permettre à l’entreprise de détenir un avantage concurrentiel notable. Cela représente un enjeu majeur en termes de compétitivité pour le Québec inc. Si vous vous questionnez sur les différentes subventions offertes par les organismes publics, vous pouvez consulter notre article à ce sujet: Comment financer son projet d’application.

En conclusion

Un enjeux qui peut être adressé dès le début de la transformation numérique est la transition vers l’utilisation d’outils de gestion intégrés qui permettent d’optimiser l’ensemble des opérations. En commençant avec l’analyse de l’ensemble des processus de l’entreprise avec la création d’un diagramme de flux, il devient plus facile de repérer les processus qui paraissent inefficients. Pour déterminer alors si l’investissement dans une solution adaptée est rentable pour votre entreprise, le rapport coûts⧸bénéfices est propice. Avec cette information, vous serez en mesure de comparer le prix proposé par un fournisseur pour solutionner l’ensemble des tâches et déterminer s’il existe un retour sur investissement potentiel à ce projet. À vous donc de voir si le virage numérique propose un réel avantage pour votre entreprise. N’hésitez surtout pas à discuter avec l’un de nos conseillers pour mieux comprendre les enjeux qui concernent votre transformation numérique.